Как выбрать площадку для конференции


Как подобрать площадку для конференции

 

 

Организовать деловое мероприятие непросто. Даже если оно настолько простое, что требует лишь провести конференцию без каких-либо дополнительных опций. Тем не менее, даже к этому минимуму стоит подойти с весомой долей ответственности. Поэтому в этой статье мы рассмотрим моменты, которые необходимо учесть при выборе площадки  для конференции.

Вы можете подумать: что сложного просто арендовать зал? Основная загвоздка заключается в том, что гости, приглашенные на официальное мероприятие, ожидают от предстоящего события не только получение новой, значимой информации и продуктивного взаимодействия с деловым партнером, но и четко отлаженной организации конференции.

Выбор площадки для конференций  на сегодняшний день невероятно огромен

Почти каждая гостиница, пансионат, развлекательный центр предлагают свое пространство под  проведение деловых встреч. В зависимости от того, какое мероприятие Вы планируете, Вам предложат совершенно разные по вместимости и оформлению конференц-залы.

 

Итак, на что следует обратить внимание при выборе конференц-зала?

 

Расположение площадки для конференции

 

Для начала стоит определиться – где вы хотите провести свою конференцию?

Площадки могут находиться в городе или в пригороде.

Если Вы не хотите обременять участников конференции долгой дорогой, и сама конференция рассчитана на несколько часов, то приоритет необходимо отдать конференц-залу рядом с офисом. Если же мероприятие планируется на целый день или на несколько дней, то удобнее выбирать площадку загородом.

Помимо длительности стоит учесть и статус мероприятия. Для партнерского мероприятия подойдут площадки в городе, ближе к центру. Это придаст важность и значимость самой конференции.

Также не стоит забывать о том, как Ваши гости доберутся до выбранного места?

Если планируется мероприятие, где большая часть гостей будет на личном автотранспорте, то стоит позаботиться о парковочных местах для гостей (особенно если это центр города).  Иначе явка на мероприятие будет провалена.

Если парковочных мест немного или таковые вообще отсутствуют, то необходимо предупредить гостей об этом заранее.

Если же большая часть гостей на мероприятие будут добираться общественным транспортом, то логично выбрать площадку в максимальной близости к метро.

Если вам важно, чтобы гости сосредоточились на информации, то все- таки лучше выбрать конференц-зал загородом. Но здесь уже гости изначально будут ожидать дополнительных «бонусов»  — загородных развлечений (об этом позднее)

Если площадка все же выбрана в пригороде, стоит тщательно продумать, как гости доберутся до места проведения мероприятия. Здесь тоже есть решение: можно заказать автобус или воспользоваться автотранспортом компании (если таковая возможность имеется).

 

 

Вместительность площадки для конференции

Самое главное:  нужно ответить на главный вопрос — сколько участников будет на Вашем мероприятии?

Если на конференции до 20 участников, то подойдет зал до 50 м2. Если участников планируется до 50 человек, то потребуется зал до 100 м2.

Также следует обратить внимание на рассадку гостей. При посадке гостей «театром» в зал  до 50 м 2 можно посадить больше участников.

Если зал будет слишком большой, то гостей будет преследовать чувство пустоты, которое не позволит им сосредоточиться на основной теме мероприятия, а спикер будет испытывать постоянный дискомфорт, который может повлиять на его выступление.

Если же выбранный зал слишком мал, то, помимо неизбежного дискомфорта у гостей и докладчиков, ряд проблем получит и организатор – где найти дополнительные стулья и куда их поставить?

 

Питание.

Какая бы конференция не планировалась, питание очень важно!

Welcome-coffee – «must have» любой конференции. Легкий welcome-coffee позволит гостям насладиться чашечкой бодрящего кофе пока они ожидают своих коллег, и поможет настроиться на рабочий лад.

Если мероприятие рассчитано на 4-5 часов, то достаточно coffee-break’а в конце или в середине мероприятия. Во время кофе-паузы участники могут поделиться своими впечатлениями и обсудить интересующие их вопросы между собой или с докладчиком.

Если же мероприятие рассчитано на весь день, то стоит позаботиться об обеде для гостей. Обед может быть легким в формате «фуршет», но не стоит забывать, что это все же обед и он должен быть сытным.

В случае с необходимостью coffee-break’ов и обеда идеально подойдет конференц-зал на базе гостиницы. Зачастую в гостиницах есть даже определенные конференц-пакеты, которые позволят сэкономить на стоимости питания.

При поиске конференц-зала необходимо уточнять вопрос  о coffee-break’ах и обедах, таким образом вы сможете сэкономить.

 

Техническое оснащение конференц-зала.

Что потребуется в зале для конференции?

При ответе на этот вопрос Вы должны понимать, какого формата будет Ваша конференция.

Если докладчик будет использовать презентацию, то свет в конференц-зале должен быть приглушен и Вам однозначно понадобится экран и проектор.

Если докладчик не планирует использовать презентацию, то помещение должно быть максимально светлым, с большими окнами иначе гости будут засыпать.

Организатор обязан подобрать такое помещение, где каждый присутствующий будет чувствовать себя комфортно. Докладчику должно быть удобно, ведь он должен донести до участников определенную важную информацию. Участникам должно быть хорошо видно и слышно докладчика из любой точки зала, чтобы труд спикера не оказался напрасным и был воспринят так, как он это задумал.

Следует обратить внимание на наличие экрана, проектора, кликера, флипчарта, маркеров, микрофонов и аудиосистемы, блокнотов и ручек для участников.

Зачастую данные опции входят в стоимость аренды зала, но все равно эти позиции необходимо обговорить. Если перечисленное оборудование не входит в стоимость аренды, то, вероятнее всего, оно предоставляется площадкой за отдельную плату.

 

Бюджет.

Бюджет – самый волнительный момент, здесь сразу несколько вопросов: Как быть уверенным, что бюджет не увеличился?

Чтобы бюджет после просчетов и согласования не изменился необходимо заранее уточнять все детали с площадкой.

Любая пропущенная мелочь может увеличить Ваш бюджет в несколько раз.

 

Не стоит забывать, что хоть конференц-залов и огромное множество, их часто арендуют на длительный срок (например, на выходные, на месяц или даже на более продолжительный период). Именно поэтому об аренде конференц-зала стоит позаботиться заранее.

 

Итак, для хорошего конференц-зала важно оптимальное сочетание всех вышеперечисленных критериев. При соблюдении этих правил создается возможность провести мероприятие с максимальным комфортом.

Не смотря на то что мы проводим мероприятия уже 12 лет часто приходится сталкиваться с незапланированными ситуациями: пришло больше людей, у спикера определенные требования по еде и размещению, кто-то из вип участников нуждается в определенном сорте воды/ вина/ транспорта,  поэтому здесь можно порекомендовать иметь незначительный запас средств на расходы который обычно рассчитывается до 5% стоимости конференции.

 

Существует большое количество дополнительных развлечений для гостей: чтобы они удержали внимание на вашей продукции, создающие атмосферу взаимодействия и просто технические новинки, которые продемонстрируют ваш продукт нестандартно и сразу подчеркнут его преимущества. Дополнительные развлечения для конференции мы с вами рассмотрим в следующей статье.

Материал подготовлен компанией Event Production для «Компетенций»

Автор публикации

Коллеги ! Поделитесь с нами вашими новостями и достижениями вашей компании в работе с персоналом.
Присылайте к нам на [email protected]
Все статьи попадут в еженедельную рассылку - обзор отрасли.

Комментарии: 30Публикации: 1789Регистрация: 05-06-2013

hr-media.ru

18 отличных советов по организации конференций / Habr

Я очень везучий. Тому есть две причины:

Прошлым летом коллеги из Rackspace попросили мою компанию Rosenfeld Media поучаствовать в организации конференции по поведенческим особенностям пользователей в среде промышленных решений. Идея была прекрасной, Rackspace сильно помогал нам, в числе прочего предоставив место для проведения мероприятия.
Вторая причина – люди очень милы в общении со мной. Я спросил у разных людей, которые организовывали успешные конференции, советов, и их ответы были очень полезны и объёмны. Самое малое, что я могу сделать – собрать их в одном месте и передать их знания вам.

Итак, представляю самые полезные советы по организации конференций.

1: Убедитесь в необходимости вашего мероприятия

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?
Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Близка ли людям эта проблема? Обещает ли моя конференция помочь с ней, и захотят ли клиенты принять в ней участие?

— Джонатан Кан (#dareconf)

Организация конференций – дело более дорогое, чем вы себе представляете. Чтоб не разориться, сначала убедитесь в наличии спроса. Начать можно с недорогих разведывательных мероприятий – организовать дискуссии в социальных сетях. Вы сможете немного узнать про спрос и получите возможность обсудить с людьми ваше представление о конференции. Или, как советует Джефф Крам:

Лучшие конференции, которые я видел, фокусируются на первоначальном создании и поддержке сообщества, после чего уже организовываются мероприятия для их личных встреч. Это приводит к более энергичным конференциям, когда люди хотят поучаствовать в ней, а не просто должны там быть.

— Джефф Крам (Delight Conference)

Для конференции Enterprise UX 2015 мы уже работаем с аудиторией разными способами, в том числе организовывая ежемесячные дискуссии и консультации. Идею о проведении конференции мы вначале обсудили со многими нашими собеседниками в нескольких соцсетях, и их реакция была нечто вроде: «Ну наконец-то кто-то это делает!».

2: Определитесь с видом мероприятия

Джаред Спул выделяет пять типов мероприятий. Тип сильно влияет на разработку программы, выбор места проведения и стоимость билетов, не говоря уже об остальных вещах.
Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом. Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями.

Сетевые: организуются венчурными капиталистами. Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.

Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами. Примеры — Macworld и CES

Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения. Важно, кто делает доклады и на какую тему. Социальная деятельность сведена к минимуму.

Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH. Работы просматриваются общественностью и публикуются, чтобы авторы могли получить необходимые для их учёных степеней упоминания.

Ошибка начинающих организаторов в том, что они не учитывают, что разные типы конференций требуют разных форматов и структур. Гибриды удаются плохо. Тип мероприятия влияет на всё, от времени на перерыв до управления программой.


— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

Если ваша конференция не предназначена для широкой аудитории:

Только по приглашениям, без приёма заявок со стороны, чтобы не возиться с системой заявок, если мы знаем, кого именно мы хотим пригласить.

— Дэн Сцук и Джо Вонг (UX Hong Kong)
3: Если не заботиться о деталях, о них позаботятся участники

Важна каждая деталь. На встрече дизайнеров позаботьтесь, чтобы все мелочи были выполнены как следует. Профессионалы в области поведенческих особенностей пользователей очень критично относятся ко всему этому, будут обсуждать это во время события, и это впечатление повлияет на общее впечатление о мероприятии.

— Корнелиус Рэхиру (UXcamp Ottawa)

Детали важны и в долгосрочной перспективе. Если посетители рассказывают, как хорошо всё было организовано, это положительно повлияет на их возврат в следующий раз. А также это значит, что вы хорошо справились в этот раз, и в следующий нужно будет только полировать шероховатости, а не переделывать всё с нуля.

Лучше всего пройтись по всей программе с точек зрения разных участников:

Побудьте на месте не только посетителей, но и ораторов, спонсоров, волонтёров, принимающих, прессы, безопасников, рядовых посетителей и т.д. Изучите и представьте, что им нужно до, во время и после мероприятия. Хорошо бы продумать и разные детали, но не забывайте о базовых потребностях согласно пирамиде Маслова.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)
4: Обратитесь за помощью к профессионалам

На одно-два самых первых мероприятия привлекайте специалистов, которые делают организацию мероприятий. Логистика при работе с отелями, меню, интернетом, расположением помещений, потоками, регистрациями, возвратом денег – это просто кошмар.

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Из-за сложности события необходимо учиться у других.

5: Разделите обязанности с самого начала

Не взваливайте конференцию на слишком малое количество людей. Разделите команду на несколько групп, в каждой из которых 1-2 человека будут нести ответственность и управлять ею. Работа с докладчиками, спонсорами, дизайн, бюджет, волонтёры, содержание, пиар, производство, билеты, юридические тонкости – всем этим надо заниматься. Следите за работой групп, и пусть вся команда периодически рассказывает о своём прогрессе друг другу.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

Мы рано осознали, что работу с документами надо начинать с самого начала:

Не надо недооценивать то время, которое уйдёт на нудные вещи типа смены регистраций, обработку счетов, ответы на емейл на вопросы, которые вы уже подробно осветили на сайте.

— Донна Спенсер (UX Australia)
Волонтёры – это прекрасно, но позаботьтесь о том, чтобы с вами работали и доверенные лица. Три-четыре человека, на которых можно положиться без опускания до микроменеджмента.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)
6: Будьте примером для подражания

Характер организаторов влияет на впечатление от конференции. Меня вдохновляли личные жертвы одних и разочаровывала эгоцентричность других. Перед организацией конференции соберите команду людей, разделяющих ваши взгляды, ценности, цели.

— Брайан Салливан (Big Design)
7: Относитесь как к бизнесу

Хотите вы того или нет, но конференция – это бизнес, причём рискованный:
Люди могут забронировать билет и не оплатить, игнорировать напоминания об оплате и отменить всё в последнюю минуту. Это особенно плохо для конференций с ограниченными возможностями, так как вы потеряли и деньги и возможность продать место. Мне было бы проще жить, если б я осознала, как люди могут козлить, и была бы более настойчивой, гоняясь за оплатой и отменяя тех, кто не заплатил.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Ваши кредиторы, скорее всего, чётко обозначат, что они хотят получить от вас. Так же и вы должны чётко обозначить участникам, что, как и когда им надо зарегистрировать (или отменить). Кстати, о билетах: Джаред Спул считает, что не надо недооценивать их:

Бесплатные мероприятия организовываются с целью продать что-либо. За ценности люди привыкли платить. Если выберите слишком низкую цену, отпугнёте всех, кто посчитает, что качество мероприятия будет ей соответствовать.

И конечно, обязательно надо покрыть все расходы. Воспользуйтесь следующей формулой:

Выйти в ноль = Фиксированные расходы / (Стоимость – Переменные расходы)

В первую очередь надо оценить переменные и постоянные расходы (фиксированные расходы – это расходы на то, чтобы разместить первого участника. Переменные – расходы на каждого последующего).

Определив расходы, выбирайте цену и смотрите на формулу. Играйте с цифрами, пока не будете уверены, что в любом случае получите прибыль. Это первое, что мы делаем для каждой конференции. Затем мы постоянно сравниваем эти цифры с реальностью. Это помогло нам научиться хорошо оценивать стоимость событий и понять, как сделать каждую конференцию прибыльной.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)
8: Продавайте, но не продавайтесь спонсорам

Спонсоры важны, но важнее впечатление участников от конференции.
Дайте возможность спонсорам прорекламировать свои продукты и услуги, но не давайте вести мероприятие. Никто не любит речей от спонсоров или их рекламу. Это неуважительно по отношению к людям, заплатившим за билет.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)
9: Дайте людям отдохнуть (и пописать)

Хорошо, что мы поняли, что гораздо важнее сделать много перерывов, чтобы люди могли пообщаться, чем сделать много докладов

— Камерон Косцон (Brooklyn Beta)

Иногда хочется впихнуть в программу побольше – но и ритм очень важен. Посетителям надо встать, размяться, выпить кофе, проверить почту, сходить в туалет. Усвоить новые идеи, обсудить их друг с другом или подумать о них наедине.

Я видел конференции, где пытались впихнуть ценную информацию в каждую секунду, делали тематические обеды и ужины, дебаты в барах… Мне кажется, посетителям нужно время, чтобы отдохнуть и потусоваться. Дайте им хорошую еду и напитки, и всё получится само.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)
10: Будьте готовы заплатить или расстаться с докладчиками

Очень важно документально оформить ваши правила и придерживаться их, и публиковать их для того, чтобы докладчики имели о них подробное представление. Некоторые докладчики не согласятся выступать у вас на ваших правилах. Вам нужно быть готовыми расстаться с ними и найти другого докладчика на их место. Плохо, когда вы выбрали докладчика, а он отказывается из-за недостаточной оплаты, но это бывает.

— Кристиан Манзелла (Giant)

Найдите другие способы компенсации для докладчиков, например предложите им профессионально оформленные видео их выступлений или консультации с тренером по ораторскому искусству.

Мы начали давать нашим докладчикам базовые директивы типа размера шрифтов, и скоро попробуем предоставить им уроки ораторского искусства. Также неплохо иметь комнату для подготовки докладчика.

— Ева Каниасти (UXPA Boston)
11: Пасите докладчиков до момента выхода на трибуну

Докладчики, как и все люди, не читают писем, не знают, что вы от них хотите, не знают, как разместить в календаре дедлайн, и задают вопросы о том, что вы уже обсуждали несколько раз.

— Донна Спенсер (UX Australia)
Больше всего времени уходит на беготню за докладчиками

— Энди Бад (UX London)

Мы уже столкнулись с необходимостью постоянных пинков. Мы волнуемся, что мы уже всех достали, но докладчики знают, что это неизбежное зло.

12: Место – это основа всего

Традиционное место вроде отеля или конференц-центра – не всегда лучший выбор. Сначала продумайте требования и ограничения мероприятия, затем ищите наиболее подходящее место.
Обеспечьте место, где людям будет наиболее свободно, чтобы при этом оно не было слишком дорогим. В большинстве отелей и конференц-центров вы обязаны использовать их еду и напитки и оплачивать все накладные расходы.

— Брэд Смит (WebVisions)
Место очень сильно влияет на ощущение события, поэтому предпочтите сетевым отелям или большим конференц-центрам какие-то более интересные места. Иногда хорошо работают культурные центры.

— Энди Бадд (UX London)

Если у вас потрясающая программа, посетителям будет всё равно, где она проходит. Я бывал на отличных конференциях, проходивших в скучнейших местах.

Первое, что обеспечивает место, это концентрация посетителей на цели визита. Если это не диснейленд и не конференция по медитации, они пришли поучаствовать в программе, а не полюбоваться видами. Пусть место поддерживает мероприятие, а не конкурирует с ним.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)
13: Программа – это управление и дизайн

Программа конференции – не просто кучка докладов. Их надо связать меж собой и расположить в правильном порядке.
Тяжело переоценить важность хорошей программы. График можно составить за пару минут, но на составление хорошей структуры, темпа и потока надо несколько дней. Чем больше программа, тем больше займёт её составление.

— Стив Бэйти (UX Australia/Interaction)
Попробуйте оформить программу как изложение. Удивительно, как много конференций выглядит как беспорядочная куча событий.

— Энди Бад (UX London)
Хорошая конференция – это тщательно спланированное впечатление. Не имею в виду только лишь дизайнерские изыски. Это эмоциональное и обучающее изложение. Идеальная конференция идёт как одно событие, чтобы все участники получали одно ощущение в течении всего дня или дней.
Хорошая конференция – как хороший плейлист или альбом. Каждая песня добавляет своё, а их порядок имеет значение. Пригласить известных консультантов выступить – это ерунда. Надо искать новые таланты и идеи. Надо создавать такое окружение, в котором докладчики хотели бы сидеть и слушать других докладчиков, тем самым увеличивая обучающий поток и взаимодействие идей. А для этого надо очень хорошо разбираться в вашей теме и людях, которые её развивают.

— Джеффри Зельдман (An Event Apart)
Лучшие мои конференции, которые я разрабатывал, на которых выступал или которые посещал, создавали многослойное впечатление, которое делало лёгким переходы с одного слоя на другой. Например, в последнюю минуту решив пообщаться с людьми, я должен иметь возможность сделать это без проблем.
Многоцелевые конференции предполагают, что люди будут переходить между докладами, но редко думают о том, что некоторые захотят вообще отвлечься от них. Есть ли место для обдумывания услышанного и дискуссий? Для ответа на почту? Для того, чтобы просто развлечься?

— Кевин Хоффман (IA-Summit)
14: Будьте готовы заполнить паузу

Кэмерон Косцон показал мне ценность плохих шуток. У него они были наготове для заполнения пауз, когда докладчик возился со слайдами или происходил технический сбой. Тогда в ход шли шутки для удержания аудитории.

Может, вы не готовы рассказать даже плохой анекдот, но всё равно надо подготовиться, и сказать что-то по процедурному вопросу, или по поводу следующего докладчика.

15: Продумайте систему обратной связи

Одни организаторы считают важным наличие обратной связи через формы отзывов…
Обязательно должна быть возможность оставлять отзывы на бумаге в аудиториях. Люди более расположены делать отзывы сразу после доклада. Отзывы будут разниться от «лучшее мероприятие в моей жизни» до «только деньги потратил зря». Удивительно, как сильно может различаться опыт!

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Другие же рекомендуют личные опросы.

Я предпочитаю лично получать отзывы от людей путём небольших опросов, а не отгораживаться от них бумажками.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

Не забудьте опросить и докладчиков:

Мы всегда не только собираем мнения докладчиков, но и даём возможность делать анонимные отзывы. Иногда только так можно узнать про недочёты, особенно приватного характера – оплата, подготовка, и т.п.

— Арии Стайлс (Environments for Humans)
16: Планируйте тщательно

Когда-то мы не придавали значения трате усилий для поддержания своего здоровья, и теперь пытаемся исправить это. Так же и организаторы конференций срезают углы, занижая стоимость билетов или недоплачивая докладчикам. Каждый компромисс порождает шаблон, который со временем всё труднее разорвать.

— Ари Стайлс (Environments for Humans)
17: Оставьте время на посещение вашей конференции

Побудьте в шкуре посетителя своего мероприятия.
На каждой конференции я обязательно стараюсь принять участие в конференции так, будто это чужое событие. Допустим, достаю ноутбук и пытаюсь делать заметки. Поэтому я планирую работу так, чтобы осталось время на такие вещи.

— Кристофер Шмит (Environments for Humans)
18: Не забудьте поблагодарить

Не нужно недооценивать значение благодарности для всех людей, которые помогали организовать ваше событие.

— Бренда Сандерсон (Interaction)

И следуя совету Бренды, я благодарю всех, кто поделился со мной своим опытом, полученным потом и кровью.

habr.com

Сравнение семи популярных платформ для вебинаров и конференций

Недавно мы поделились несколькими цифрами, показывающими, что многие организаторы мероприятий не испугались онлайнового формата и начали успешно адаптировать под него свои семинары, лекции и даже целые конференции.

В этот раз мы опросили десять человек, которые провели больше сотни онлайн-ивентов, на предмет используемой платформы и вообще по теме «онлайн vs офлайн». А еще — сделали небольшое сравнение основных платформ, куда включили Google Hangouts, Zoom, GetCourse, Skype, Cisco Webex Meetengs, Discord и прямые трансляции в YouTube.



Итак, мы решили сопоставить семь популярных сейчас платформ для вебинаров и конференций, отдельно оговорив ограничения бесплатных аккаунтов. Начнем с общей таблицы, где сразу видны основные возможности.


* — временно увеличили до 250.
** — временно увеличили до 50.
*** — про это писали в новостях.

Почему мы выбрали эти платформы


  • Skype — фактически первопроходец в этом направлении. Его релиз состоялся в 2003 году. Это не первый инструмент для организации видеосвязи, но за счет простоты регистрации он быстро завоевал популярность, и уже в 2009 году количество учетных записей в Skype перешагнуло за полмиллиарда.
  • Google Hangouts — сервис от Google, который появился на 10 лет позже, а сейчас удобно встраивается в корпоративный G Suite (с привычными многим Gmail, календарем и т.п.).
  • Zoom сейчас чаще всего упоминается в новостях и анонсах мероприятий. Но популярность он получил не только благодаря всеобщей удаленке. В прошлом году Gartner включил Zoom в список лидеров конференц-решений.
  • Cisco Webex Meetings — сервис конференций и вебинаров корпоративного уровня (и корпоративных же возможностей), у которого есть бесплатный тариф для небольших встреч.
  • GetCourse — инструмент для проведения обучающих мероприятий онлайн и заработка на таких курсах.

Дополнительно мы включили в обзор пару специализированных инструментов, которые не являются платформами для организации видеосвязи, но сейчас используются как сопутствующие инструменты:
  • Discord — на него нас натолкнул пример быстрой адаптации школьного дистанционного образования и некоторые организаторы мероприятий. У тех и у других эта платформа используется как сопутствующий инструмент для обсуждений во время вебинара.
  • трансляции YouTube — мы включили их в наш обзор из-за возросшей популярности среди организаторов.

Несколько слов о каждой из платформ


Skype



www: skype.com

Пожалуй, его можно назвать пионером массовой бытовой видеосвязи. Сервис функционирует через клиент, который скачивается и устанавливается на целый перечень платформ. Доступна и веб-версия.

Достоинства

Из плюсов — возможность звонить на стационарные и мобильные номера по всему миру, правда, не бесплатно. При этом даже в России можно подставлять в CALLER ID номер своего мобильного телефона. В некоторых странах доступны входящие звонки на Skype с мобильных через специальный номер.

Недостатки

Skype чаще применяется для небольших совещаний или индивидуальных консультаций. Большая конференция на Skype — редкость.

Skype не позволяет непрерывно общаться более четырех часов. Кроме того, объем групповых видеозвонков ограничен 100 часами в месяц (10 часами в день) — это лимиты безопасности, установленные разработчиками.

Инструмент часто критикуют за то, что он хуже реагирует на проблемы с сетью, нежели тот же Google Hangouts или Zoom. Кроме того, мобильный клиент достаточно требователен к ресурсам устройства.

Стоит отметить, что у Microsoft есть Skype for Business — не тариф, а самостоятельный продукт в семействе Skype, обладающий большим функционалом. К совещанию в Skype for Business нельзя подключиться с помощью обычного Skype, но можно использовать веб-клиент в браузере. В Skype for Business доступна функция широковещательного показа собраний, которая позволяет демонстрировать происходящее аудитории до 10 тыс. человек (мы это отразили в таблице). Но отдельно разбирать этот продукт мы не стали, поскольку сейчас ему на смену приходит Microsoft Teams, представляющий собой рабочее пространство для команд.

Google Hangouts



www: hangouts.google.com

Google Hangouts — наследник сразу нескольких сервисов компании, представленный в 2013 году.

Достоинства

Инструмент удобен тем, что привязан к календарям и почте Gmail. То есть назначая встречу через календарь Google, вы автоматически генерируете ссылку на комнату Google Hangouts.

Плагин Google Hangouts можно использовать для групповых видеосозвонов из популярного Slack (мессенджер не вошел в нашу подборку, поскольку ориентирован скорее на коммуникацию внутри команд).

Google Hangouts не требует дополнительных регистраций или активаций: если у вас есть аккаунт Google, считайте, что есть и регистрация в Hangouts. Нет проблем с переходом между платформами и синхронизацией истории чатов и видеозвонков.

Недостатки

Сервис не очень хорошо справляется с видеоконференциями в условиях нестабильной связи. Бесплатная версия поддерживает не более 10 участников — правда, локальное собрание можно автоматически транслировать на YouTube.

В 2017 на базе инструмента появились сразу два сервиса для корпоративных пользователей: Hangouts Meet и Hangouts Chat. В конце 2018 года было объявлено о предстоящем закрытии Google Hangouts с переводом пользователей на новые сервисы. Правда, конкретные сроки не назывались. Учитывая обстановку в мире, вряд ли Google решится сделать это в ближайшие месяцы. Из-за коронавируса компания с начала марта наоборот увеличила допустимое количество участников видеоконференций до 250. Такой лимит сохранится до 1 июля 2020 года.

Примечательно, что у Google Hangouts есть возможность взаимодействовать с другими инструментами видеоконференций, например, Skype for Business, через шлюз Pexip. Это важный шаг на рынке видеосвязи, где каждый разработчик использует собственные протоколы и кодеки, не имея возможности взаимодействовать с конкурирующими сервисами. Но настройка этого взаимодействия — отдельный разговор.

Zoom



www: zoom.us

За считанные дни Zoom стал стандартом де-факто для проведения небольших вебинаров и дискуссий. В новостях отмечается лавинообразный рост пользователей, в том числе за счет сегмента образования, который практически полностью ушел на удаленку.

Этот же инструмент используют на более крупных мероприятиях для организации взаимодействия слушателей с докладчиками после выступления или в перерывах между ними (например, Zoom использовался в таком ключе в рамках переведенной на днях в онлайн-формате Moscow Python Conf++ 2020).

Достоинства

Zoom ориентирован на сравнительно крупные встречи. В отличие от конкурентов там есть функции «поднятия руки» и разные инструменты организатора, позволяющие управлять общением по видео. Важно также, что мероприятие можно записать как в локальную систему, так и в облако. Вдобавок относительно конкурентов Zoom потребляет сравнительно немного трафика.

На платных тарифах у Zoom есть API для реализации дополнительных функций. В целом у инструмента много опций, и есть возможность платить только за используемые функции. В списке можно найти даже отчетность и взаимодействие с Outlook или Lync. Есть отдельные пакеты для организаторов вебинаров на определенную аудиторию. Оплачивает этот тариф только организатор — участники подключаются бесплатно.

Недостатки

Они условны. Например, конференция не может длиться более 24 часов. Остальные ограничения зависят от выбранного тарифного плана.

Бесплатно в Zoom можно проводить видеовстречи до 100 человек длительностью не более 40 минут. На общение один на один лимиты времени не распространяются.

Cisco Webex Meetings



www: webex.com/video-conferencing

Инструмент корпоративного уровня от «монстра» ВКС-решений Cisco. Для компаний плюс решения в том, что оно стыкуется с аппаратными ВКС-решениями и специализированными устройствами, которые могли быть интегрированы ранее. Конечным пользователям, которые только недавно отправились на удаленку, этот функционал не особо интересен, однако не упомянуть решение мы не могли.

Официально инструмент доступен в России только через партнеров — зарегистрироваться и скачать клиент без VPN не получится. Тарифная политика также зависит от партнеров.

GetCourse



www: getcourse.ru

Эта платформа заточена под онлайн-образование и заработок на этом рынке. Она позволяет создавать уроки и курсы, которые проводятся в живую или предоставляются подписчикам в записи автоматически по определенному расписанию (периодичность отправки заранее записанных курсов можно задавать).

Тарификация сервиса зависит от количества подключенных пользователей (слушателей курса), которые авторизованы в системе. Отдельно оплачивается файловое хранилище.

Преимущества

Помимо самих видеокурсов платформа предлагает инструменты для выполнения заданий, мониторинга и многоуровневого управления пользователями и сбором денег, а также общения лектора со слушателями для мобильных платформ — Chatium.

К сожалению, инструмент не имеет бесплатного тарифа, зато предлагает триальную версию с ограничением до 1000 пользователей. На платных тарифах доступны лекции для широкой аудитории (в терминологии нашего обзора — трансляции) и вебинары. Здесь есть ограничение по количеству участников (до 500), при этом выступать может любой из них.

Discord



www: discordapp.com

Мессенджер Discord изначально создавался для поклонников компьютерных игр, однако с массовым переходом на удаленку он стал применяться для онлайн мероприятий и даже для онлайн обучения в школах (по личной инициативе обучающихся). На больших онлайн-конференциях он используется как многоканальное средство общения между участниками, а также спикерами, параллельно с основной лекцией.

Основные возможности сервиса предоставляются бесплатно. За 5$ (а точнее 4,99$) в месяц можно персонифицировать профиль, передавать большие файлы и видеостримы формата 1080p при 60 кадрах в секунду (демонстрация экрана — до [email protected] или [email protected]). Есть и более дорогой тариф, включающий буст-сервер.

Примечательно, что из-за пандемии количество участников конференции временно было увеличено с 10 до 50 человек.

В целом постоянные пользователи отзываются о Discord весьма позитивно.

Трансляции Youtube


На фоне других описанных площадок YouTube выделяется своей ориентацией на трансляцию видеопотока без взаимодействия со спикером. Единственная возможность задать вопрос — написать его в комментариях и надеяться, что спикер туда заглянет.

Трансляция доступна не для любого аккаунта — лишь для тех, кто подтвердил номер телефона.

При всех ограничениях общения YouTube-трансляции подкупают своей простотой. Видео можно транслировать с веб-камеры компьютера или с мобильного устройства из приложения. YouTube Live поддерживает видео в форматах HD, однако из-за роста трафика в период пандемии сервис ввел принудительное ограничение до SD.

Что говорят те, кто провел десятки вебинаров и онлайн-конференций


Нам удалось собрать мнение десяти человек с нашей площадки Leader-ID, чей счетчик проведенных онлайн-мероприятий перевалил за сотню. Восемь из десяти регулярно используют Zoom, отмечая богатое количество настроек и опций. Оставшиеся, ввиду специфики, больше работают с вебинар-платформами (Webinar.ru, сервисами Яндекса).

Выбирая инструмент, нужно понимать, что онлайн-формат имеет свои особенности. Вот что отмечают те, кто не первый год проводит мероприятия удаленно:

  • Для организатора мероприятия онлайн-общение проходит тяжелее, чем офлайн, поскольку здесь ограничена информация, которая «считывается» визуально.
  • Некоторые спикеры избегают онлайн-выступлений из-за отсутствия обратной связи от аудитории.
  • На онлайн-мероприятии гораздо сложнее удержать зрителя, поскольку вокруг слишком много отвлекающих факторов.

«У любого человека, который сидит под пледом с чашкой на диване, совершенно не рабочий настрой, и заинтересовать его гораздо сложнее. Если человек пришел куда-то на лекцию, он вряд ли встанет и пойдет курить кальян, а дома он может это сделать» — Юлия Кошурникова (организовала 166 мероприятий на Leader-ID).

Вместе с тем онлайн мероприятия имеют свои плюсы. Например, вопросы спикеру можно задавать в отдельном виртуальном пространстве хоть несколько часов подряд, параллельно слушая другие доклады. А еще можно схитрить и записать доклад заранее, чтобы во время конференции все прошло гладко. При этом по ходу воспроизведения доклада в «живом» режиме отвечать на вопросы в чате.

Необязательно использовать для демонстрации доклада и его последующего обсуждения один инструмент. Можно транслировать видео через одну платформу и параллельно вести дискуссии с помощью другой, которая подходит для обсуждения больше.

«Нет минусов и плюсов в онлайн и офлайн — есть особенности» — Елена Стасова (121 мероприятие на «Лидере»).

«При переходе на онлайн, самое главное избавиться от иллюзий и более четко просчитывать все детали программы или выступления» — Андрей Королихин (95 мероприятий на «Лидере»).

Что выбрать


Для обычных семинаров и лекций в фаворитах Zoom. Там больше всего инструментов управления и наибольшее количество возможных участников. Подтверждают этот выбор и «старички», которые провели через нашу площадку огромное количество онлайн-мероприятий.

В качестве бесплатного инструмента можно также присмотреться к Google Hangouts. Несмотря на ограничение в 10 участников, видео, с небольшой задержкой, может автоматически транслироваться в YouTube, где аудитория уже не ограничена.

В целом повальный переход мероприятий в онлайн — это новый и еще не до конца изученный феномен. Нам еще предстоит выявить много интересных закономерностей, особенно когда туда перейдут профи, делавшие масштабные мероприятия в офлайне.

А пока в качестве шутки на тему теста новых форматов приложим вот такой скриншот.

Ну и, как говорится, в каждой шутке есть доля шутки. Еще пара выходных на карантине — и подобные онлайн-встречи вполне могут стать реальностью не только для суровых айтишников, давно поселившихся в Zoom.

habr.com

Как организовать конференцию по интернет-маркетингу

Сегодня проводится множество различных конференций по SEO, но как организовать такую, которая порадует не только качественным контентом, но и достойным проведением. Из каких этапов состоит подготовка к конференции? Организаторы SEO Conference считают, что существуют четыре группы задач, возникающих на стадии планирования: даты проведения конференции, выбор площадки, разработка программы и, наконец, подбор спикеров. К этим важным моментам добавим еще создание посадочной страницы и продвижение мероприятия. Давайте разбираться по порядку.

1. Определение тематики и сценария

Представим, что вся конференция – это часы, а тематика – это часовой механизм. На этом этапе необходимо понимать, о чем вы будете говорить, какие темы вы должны осветить, а самое главное – у вас должно быть четкое представление о том, какие навыки получат участники конференции. От этого зависит будущее проведение мероприятия. Кроме того, необходимо продумать регламент, которого будете придерживаться вы и приглашенные участники во время конференции. Грамотное определение сроков дает вам 50% успеха в проведении мероприятия.

Ольга Оникиенко, руководитель отдела образования академии интернет-маркетинга «WebPromoExperts»:

"Мы начинаем работу с тщательного планирования самой программы, опираясь на потребности целевой аудитории, последние тренды и новинки рынка. Вся программа должна быть не просто интересной, но и практически полезной. Поэтому кейсы реальных проектов присутствуют практически в каждом докладе. Что касается докладчиков, то все они практики и могут рассказывать не только теоретический материал стратегий, но и конкретные технические моменты, с которыми сталкивались в работе. В процессе подготовки мы предлагаем докладчикам темы, а потом уже вместе с ними вносим коррективы, дополняем и выводим в полноценный 30-минутный рассказ с инструментами, советами и в конце - ответами на вопросы слушателей."

2. Выбор площадки и даты

Выбирая дату проведения конференции, убедитесь, что она не совпадает с другими важными событиями и мероприятиями.

Площадка – один из важных элементов организации мероприятия, от нее будет зависеть общее впечатление от конференции. Даже если вы пригласите именитых спикеров, которые произведут фурор, у вас остаются большие шансы потерпеть фиаско, если:

  1. У вас нет отдельного места для регистрации участников (причем необходимо разделить прессу, докладчиков и слушателей).
  2. У вас очень маленькие залы для слушателей, и не хватает стульев.
  3. У вас неорганизованные кофе-брейки или обеды. Примером может послужить конференция TheЕлка, которая состоялась 30 ноября 2014 года. Кроме отсутствия зонирования, кофе-брейков, питьевой воды, программа мероприятия полностью сбилась и участники не понимали где проходит интересующий их доклад.
  4. У вас нет зоны отдыха или нетворкинга.
  5. У вас нет возможности поставить качественную аппаратуру, а также организовать качественный синхронный перевод.
  6. У вас нет быстрого доступа в интернет.

Выбирая площадку, убедитесь, что места будет достаточно для всех участников конференции.

Лилия Бикчантаева, руководитель оргкомитета конференции SEO Сonference:

"К выбору площадки необходимо подойти максимально ответственно. К площадке для проведения основных заседаний конференции есть несколько требований: ее статус, вместимость и техническое оснащение."

Конечно, выбор площадки зависит от масштабов конференции и бюджета. Бюджет – это фундамент вашей конференции.

Дмитрий Шахов, директор ГК Ремарка и автор блога bablorub:

"Главное для организатора конференции - просчитать экономику мероприятия заранее. Есть конференции, где никто денег не считает, уповая на поддержку спонсоров. Но если хочется свести экономику в плюс, получить не только моральную усталость, но и какой-то профит от проведения, необходимо заранее задумываться о том, сколько вы сможете привлечь участников, какие понесете расходы в связи с этим, придется ли давать какие-то бонусы спикерам, чтобы они не занимались только рекламой во время доклада, но и делились ценностью.

Основные расходы на конференцию – это аренда зала, питание и развлечение участников. Информационное оповещение вполне можно получить бесплатно за счет привлечения информационных спонсоров: кому-то достаточно попасть в инфопоток, связанный с мероприятием, кто-то просит бесплатный билет. Хороший ивент почти не несет расходов на промо."

3. Подготовка посадочной страницы

Итак, вы определились с тематикой, сценарием и регламентом, настало время для технической части – лендинга. У каждой конференции должна быть своя официальная страница конференции, причем желательно не использовать поддомены и домены второго уровня, как делают это обучающие курсы. Чистые и понятные URL увеличивают количество прямых переходов на сайт вашего мероприятия.

Что делать дальше? Верстаем станицу. Как известно, человек принимает решение в течение первых 5 секунд пребывания на сайте, и, если он его не заинтересовал, вряд ли пользователь туда вернется. Поэтому необходимо на первом экране разместить:

  • Название конференции.
  • Сроки проведения.
  • Месторасположение.
  • Кнопку CTA.
  • Как организовать конференцию по интернет-маркетингу

Продумываем основные блоки, которые необходимо поместить на первый экран:

  • Программа. Четко структурируйте программу, чтобы каждый участник понимал, в каком зале и в какое время будет проходить доклад. Не забудьте сделать раздаточный материал с программой.
  • Спикеры. Используйте фотографии спикеров, напишите об их заслугах и достижениях. Реальные лица вызывают доверие.
  • Спонсоры и партнеры. Никогда не забывайте о ваших партнерах. Вы можете не просто разместить их логотипы, но и немного рассказать о них. Чем больше опций вы сможете предоставить вашим партнерам, тем больше и качественней они будут работать в ваших интересах.
  • Контакты. Важный элемент, отнесетесь к нему серьезно, потому что порой это единственный способ связаться с вами. Укажите телефон и почту. Бонусом будет, если вы поставите систему кол-трекинга на лендинг. Сделайте карту проезда, а также подробно опишите, как добраться на всех видах транспорта до места проведения конференции.

О чем не стоит забывать?

1. Кнопки call-to-action. Расположите несколько кнопок призыва к действию. Но помните, что не стоит раздражать пользователя множеством вплывающих окон.

2. Информация для журналистов и докладчиков. Ваши партнеры должны быстро найти всю интересующею их информацию. В том числе должны быть описаны:

  • Условия аккредитации прессы.
  • Сроки подачи заявок для докладчиков.
  • Технические требования к докладам и презентациям.

3. Система оповещения. Продумайте систему оповещения всех участников конференции (в большинстве случаев используются почтовые рассылки). Вы можете воспользоваться такими сервисами, как SmartResponder, Subscribe, UniSender и т.д.

4. Простая форма регистрации. Помните, что регистрация участников на конференцию должна занимать минимальное количество времени. Исключите долгие, многоступенчатые регистрации.

5. Интерес. Если вы начали регистрацию задолго до самого мероприятия, необходимо подогревать интерес к вашей конференции. Делайте посты в социальных сетях и периодические рассылки, но не стоит спамить участников, потому что есть угроза того, что ваше письмо перекочует в папку спам.

4. Выбор докладчиков и тем докладов

Как показывает практика, на именитых докладчиков приходится в два раза больше регистраций, чем обычно. То же касается тем докладов. Темы из серии «Как выйти из-под Минусинска» в начале этого лета были весьма актуальными, и количество зарегистрированных пользователей росло на глазах.

Но как выбрать спикеров, которые не только смогут предложить полезный материал, но будут и интересны сами?

Основная проблема в том, что большинство конференций сегодня проводятся в Москве, поэтому зачастую даты мероприятий пересекаются, следовательно, спикеры, которых вы хотели бы пригласить, уже могут участвовать в других активностях. Что ж, можно провести региональную конференцию (например, Baltic Digital Days в Калининграде, CONVERT в Екатеринбурге и т.д.), но и здесь есть свои подводные камни – далеко не все спикеры смогут посетить вашу конференцию. Как поступить в данной ситуации? Вы должны предоставить бонусы для спикеров, например, бесплатный проезд и проживание на время конференции.

Для большой конференции стоит пригласить как можно больше разных спикеров. Разделим пул спикеров на небольшие категории:

  • Именитые.
  • С интересными докладами.
  • Новые личности.

Помните, прежде чем приглашать спикеров, вы должны продумать, какую ценность получат они, в противном случае на вашей конференции будут доклады, наполненные одной рекламой сервисов и компаний.

Юлия Солодянникова, руководитель Академии интернет-маркетинга «Ашманов и партнеры»:

"Нужно тщательно отбирать спикеров, приглашать известных экспертов, внимательно проверять доклады. Важна не только уникальность доклада, но и отсутствие «джинсы». Если вы объявляете кейс, это должен быть действительно интересный кейс, из которого слушатели смогут подчерпнуть для себя что-то интересное, а не откровенная реклама в виде истории успеха. Забудьте про спонсорские доклады: контент — только для людей."

5. Продвижение мероприятия

У вас все готово: сценарий, спикеры, площадка, лендинг. Осталось только привлечь тех, кто посетит конференцию.

С чего начать?

  • Составляем медиаплан.
  • Подбираем отраслевые СМИ.
  • Ищем площадки в социальных сетях.
  • Находим отраслевые блоги и учебные центры.

Ни для кого не секрет, что необходимо размещать различный формат PR-активностей: PR-статьи, медийная реклама, рассылки, посты в соцсетях.

  • Как показывает практика, в изданиях лучше отрабатывают публикации и рассылки. Конечно, обычные пресс-релизы сегодня не привлекают внимание, поэтому обратите внимание на полезный и качественный контент, который сможет заинтересовать читателей. Также вы можете провести интервью со спикерами конференции. Гуглите информацию, ищите упоминания о вас, вовремя отвечайте на вопросы.
  • Подогревайте интерес к вашему мероприятию вирусным маркетингом, устраиваете конкурсы, проводите опросы и т.д.
  • Не переспамьте. Проводите рассылки с разумной частотой. Чем ближе мероприятие, тем больше напоминаний.
  • Не делайте официальные заявления в социальных сетях, пишите просто и легко. Помните, что в социальные сети люди приходят развлекаться.
  • Контролируйте процесс выпуска каждой публикации на сайте, поста в социальных сетях, подписывайтесь на рассылки и незамедлительно реагируйте на обратную связь.

Соблюдайте все принципы подготовки к мероприятию, и ваша конференция станет самой известной.

А как вы готовитесь к конференции?

event-live.ru

Основные критерии подбора площадки для мероприятия

Поиск подходящей площадки на мероприятие является ключевым организационным этапом перед предстоящим событием. Окончательный выбор должен учитывать следующие критерии:

  1. формат мероприятия;
  2. планируемый бюджет;
  3. максимальное количество посетителей.

Специалисты рекомендуют бронировать площадку для проведения мероприятия примерно за 3-6 месяцев до его начала. Именно такой срок является оптимальным для осуществления необходимых подготовительных работ, определения промежуточных дедлайнов и проведения маркетинговой компании (при необходимости).

Ключевые нюансы выбора

Здесь следует делать поправку на тип события. Если планируется грандиозное мероприятие, которое состоится со 100% вероятностью (например, новогодний корпоратив или ежегодная конференция), то подготовку можно начинать и раньше - за 7-8 месяцев.

Кроме того, необходимо учитывать качество сервиса, предоставляемого в различных областях России. Например, в Москве услуги по поиску площадок развиты достаточно хорошо. В интернете можно без труда найти подобные ресурсы. В большинстве случаев они предлагают комплексные услуги: бронирование помещений, подбор артистов и т.д. В регионах ситуация несколько иная. Иногда на поиск и сбор всей необходимой информации может уходить до 3 суток. Для бизнеса эти сроки могут быть критичными.

Основные критерии подбора площадки

Поиск пространства для проведения мероприятия — ответственная процедура, по ходу которой следует тщательно проанализировать следующие ключевые факторы:

Стоимость

Является наиболее значимым показателем. Многие организации на проведение мероприятий заранее закладывают в бюджет определённую сумму. В последующем, её увеличение мало кем приветствуется. Да и в любом случае, переплачивать мало кто захочет. Ведь ещё нужно оставить деньги на концертную программу, еду, напитки и т.д.

Месторасположение 

При проведении корпоративного мероприятия площадку следует подбирать как можно ближе к месту работы. На всероссийское событие, куда будут съезжаться гости из разных областей, лучше всего арендовать помещение неподалёку от вокзала или аэропорта. Необходимо заботиться об максимальном удобстве и комфорте для каждого посетителя.

Вместимость

Необходимо заранее определиться с тем, сколько гостей ожидается на мероприятии (если, конечно вход будет не по билетам). При этом, комфорт и безопасность гостей находятся в приоритете. В зал, рассчитанный на 500 мест, вместить 600-700 человек не получится.

Еда и напитки

Является немаловажным фактором, особенно если предполагаемое событие будет продолжаться длительное время. Если встреча носит деловой характер, то можно обойтись стандартным фуршетом. Торжественные мероприятия по случаю свадьбы, юбилея или праздничного корпоратива требуют более широкого разнообразия предлагаемых блюд.

Придерживаясь перечисленных выше рекомендаций, вы сможете без труда подобрать оптимальную площадку для любого формата мероприятия. Окончательное решение остается за вами!

Лучшие конференц-залы для ваших событий

Посмотреть детали

eventbooking.ru

Как организовать конференцию по интернет-маркетингу

PR-директор webit Сегодня проводится множество различных конференций по SEO, но как организовать такую, которая порадует не только качественным контентом, но и достойным проведением.

Из каких этапов состоит подготовка к конференции? Организаторы SEO Conference считают, что существуют четыре группы задач, возникающих на стадии планирования: даты проведения конференции, выбор площадки, разработка программы и, наконец, подбор спикеров. К этим важным моментам добавим еще создание посадочной страницы и продвижение мероприятия.

Давайте разбираться по порядку.

1. Определение тематики и сценария

Представим, что вся конференция – это часы, а тематика – это часовой механизм. На этом этапе необходимо понимать, о чем вы будете говорить, какие темы вы должны осветить, а самое главное – у вас должно быть четкое представление о том, какие навыки получат участники конференции. От этого зависит будущее проведение мероприятия. Кроме того, необходимо продумать регламент, которого будете придерживаться вы и приглашенные участники во время конференции. Грамотное определение сроков дает вам 50% успеха в проведении мероприятия.

Ольга Оникиенко, руководитель отдела образования академии интернет-маркетинга «WebPromoExperts»

Мы начинаем работу с тщательного планирования самой программы, опираясь на потребности целевой аудитории, последние тренды и новинки рынка. Вся программа должна быть не просто интересной, но и практически полезной. Поэтому кейсы реальных проектов присутствуют практически в каждом докладе. Что касается докладчиков, то все они практики и могут рассказывать не только теоретический материал стратегий, но и конкретные технические моменты, с которыми сталкивались в работе. В процессе подготовки мы предлагаем докладчикам темы, а потом уже вместе с ними вносим коррективы, дополняем и выводим в полноценный 30-минутный рассказ с инструментами, советами и в конце - ответами на вопросы слушателей.


2. Выбор площадки и даты

Выбирая дату проведения конференции, убедитесь, что она не совпадает с другими важными событиями и мероприятиями.

Площадка – один из важных элементов организации мероприятия, от нее будет зависеть общее впечатление от конференции. Даже если вы пригласите именитых спикеров, которые произведут фурор, у вас остаются большие шансы потерпеть фиаско, если:

1. У вас нет отдельного места для регистрации участников (причем необходимо разделить прессу, докладчиков и слушателей).

2. У вас очень маленькие залы для слушателей, и не хватает стульев.

3. У вас неорганизованные кофе-брейки или обеды. Примером может послужить конференция TheЕлка, которая состоялась 30 ноября 2014 года. Кроме отсутствия зонирования, кофе-брейков, питьевой воды, программа мероприятия полностью сбилась и участники не понимали где проходит интересующий их доклад.

4. У вас нет зоны отдыха или нетворкинга.

5. У вас нет возможности поставить качественную аппаратуру, а также организовать качественный синхронный перевод.

6. У вас нет быстрого доступа в интернет.

Выбирая площадку, убедитесь, что места будет достаточно для всех участников конференции.

Лилия Бикчантаева, руководитель оргкомитета конференции SEO Сonference

К выбору площадки необходимо подойти максимально ответственно. К площадке для проведения основных заседаний конференции есть несколько требований: ее статус, вместимость и техническое оснащение.

Конечно, выбор площадки зависит от масштабов конференции и бюджета. Бюджет – это фундамент вашей конференции.

Дмитрий Шахов, директор ГК Ремарка и автор блога bablorub

Главное для организатора конференции - просчитать экономику мероприятия заранее. Есть конференции, где никто денег не считает, уповая на поддержку спонсоров. Но если хочется свести экономику в плюс, получить не только моральную усталость, но и какой-то профит от проведения, необходимо заранее задумываться о том, сколько вы сможете привлечь участников, какие понесете расходы в связи с этим, придется ли давать какие-то бонусы спикерам, чтобы они не занимались только рекламой во время доклада, но и делились ценностью.
Основные расходы на конференцию – это аренда зала, питание и развлечение участников. Информационное оповещение вполне можно получить бесплатно за счет привлечения информационных спонсоров: кому-то достаточно попасть в инфопоток, связанный с мероприятием, кто-то просит бесплатный билет. Хороший ивент почти не несет расходов на промо.


3. Подготовка посадочной страницы

Итак, вы определились с тематикой, сценарием и регламентом, настало время для технической части – лендинга. У каждой конференции должна быть своя официальная страница конференции, причем желательно не использовать поддомены и домены второго уровня, как делают это обучающие курсы. Чистые и понятные URL увеличивают количество прямых переходов на сайт вашего мероприятия.

Что делать дальше? Верстаем станицу. Как известно, человек принимает решение в течение первых 5 секунд пребывания на сайте, и, если он его не заинтересовал, вряд ли пользователь туда вернется. Поэтому необходимо на первом экране разместить:

  • Название конференции.
  • Сроки проведения.
  • Месторасположение.
  • Кнопку CTA.


Продумываем основные блоки, которые необходимо поместить на первый экран:

Программа. Четко структурируйте программу, чтобы каждый участник понимал, в каком зале и в какое время будет проходить доклад. Не забудьте сделать раздаточный материал с программой.

Спикеры. Используйте фотографии спикеров, напишите об их заслугах и достижениях. Реальные лица вызывают доверие.

Спонсоры и партнеры. Никогда не забывайте о ваших партнерах. Вы можете не просто разместить их логотипы, но и немного рассказать о них. Чем больше опций вы сможете предоставить вашим партнерам, тем больше и качественней они будут работать в ваших интересах.

Контакты. Важный элемент, отнесетесь к нему серьезно, потому что порой это единственный способ связаться с вами. Укажите телефон и почту. Бонусом будет, если вы поставите систему кол-трекинга на лендинг. Сделайте карту проезда, а также подробно опишите, как добраться на всех видах транспорта до места проведения конференции.

О чем не стоит забывать?

1. Кнопки call-to-action. Расположите несколько кнопок призыва к действию. Но помните, что не стоит раздражать пользователя множеством вплывающих окон.


2. Информация для журналистов и докладчиков. Ваши партнеры должны быстро найти всю интересующею их информацию. В том числе должны быть описаны:

  • Условия аккредитации прессы.
  • Сроки подачи заявок для докладчиков.
  • Технические требования к докладам и презентациям.

3. Система оповещения. Продумайте систему оповещения всех участников конференции (в большинстве случаев используются почтовые рассылки). Вы можете воспользоваться такими сервисами, как SmartResponder, Subscribe, UniSender и т.д.

4. Простая форма регистрации. Помните, что регистрация участников на конференцию должна занимать минимальное количество времени. Исключите долгие, многоступенчатые регистрации.

5. Интерес. Если вы начали регистрацию задолго до самого мероприятия, необходимо подогревать интерес к вашей конференции. Делайте посты в социальных сетях и периодические рассылки, но не стоит спамить участников, потому что есть угроза того, что ваше письмо перекочует в папку спам.


4. Выбор докладчиков и тем докладов

Как показывает практика, на именитых докладчиков приходится в два раза больше регистраций, чем обычно. То же касается тем докладов. Темы из серии «Как выйти из-под Минусинска» в начале этого лета были весьма актуальными, и количество зарегистрированных пользователей росло на глазах. Например, на нашем вебинаре с Дмитрием Севальневым количество регистраций выросло вдвое.

Но как выбрать спикеров, которые не только смогут предложить полезный материал, но будут и интересны сами?

Основная проблема в том, что большинство конференций сегодня проводятся в Москве, поэтому зачастую даты мероприятий пересекаются, следовательно, спикеры, которых вы хотели бы пригласить, уже могут участвовать в других активностях. Что ж, можно провести региональную конференцию (например, Baltic Digital Days в Калининграде, CONVERT в Екатеринбурге и т.д.), но и здесь есть свои подводные камни – далеко не все спикеры смогут посетить вашу конференцию. Как поступить в данной ситуации? Вы должны предоставить бонусы для спикеров, например, бесплатный проезд и проживание на время конференции.

Для большой конференции стоит пригласить как можно больше разных спикеров. Разделим пул спикеров на небольшие категории:

  • Именитые.
  • С интересными докладами.
  • Новые личности.

Помните, прежде чем приглашать спикеров, вы должны продумать, какую ценность получат они, в противном случае на вашей конференции будут доклады, наполненные одной рекламой сервисов и компаний.

Юлия Солодянникова, руководитель Академии интернет-маркетинга «Ашманов и партнеры»

Нужно тщательно отбирать спикеров, приглашать известных экспертов, внимательно проверять доклады. Важна не только уникальность доклада, но и отсутствие «джинсы». Если вы объявляете кейс, это должен быть действительно интересный кейс, из которого слушатели смогут подчерпнуть для себя что-то интересное, а не откровенная реклама в виде истории успеха. Забудьте про спонсорские доклады: контент — только для людей.


5. Продвижение мероприятия

У вас все готово: сценарий, спикеры, площадка, лендинг. Осталось только привлечь тех, кто посетит конференцию.

С чего начать?

  1. Составляем медиаплан.
  2. Подбираем отраслевые СМИ.
  3. Ищем площадки в социальных сетях.
  4. Находим отраслевые блоги и учебные центры.

Ни для кого не секрет, что необходимо размещать различный формат PR-активностей: PR-статьи, медийная реклама, рассылки, посты в соцсетях.

  • Как показывает практика, в изданиях лучше отрабатывают публикации и рассылки. Конечно, обычные пресс-релизы сегодня не привлекают внимание, поэтому обратите внимание на полезный и качественный контент, который сможет заинтересовать читателей. Также вы можете провести интервью со спикерами конференции. Примером может послужить онлайн-конференция «Битва гладиаторов» и приуроченное к ней интервью с хедлайнером мероприятия Артуром Латыповым. Гуглите информацию, ищите упоминания о вас, вовремя отвечайте на вопросы.
  • Подогревайте интерес к вашему мероприятию вирусным маркетингом, устраиваете конкурсы, проводите опросы и т.д.
  • Не переспамьте. Проводите рассылки с разумной частотой. Чем ближе мероприятие, тем больше напоминаний.
  • Не делайте официальные заявления в социальных сетях, пишите просто и легко. Помните, что в социальные сети люди приходят развлекаться.

Контролируйте процесс выпуска каждой публикации на сайте, поста в социальных сетях, подписывайтесь на рассылки и незамедлительно реагируйте на обратную связь.

Соблюдайте все принципы подготовки к мероприятию, и ваша конференция станет самой известной.

А как вы готовитесь к конференции? 

www.seonews.ru

Как выбрать площадку для проведения мероприятий

Сегодня правильная организация конференций и иных мероприятий во многом зависит от выбора удобной функциональной площадки. Разумеется, для достижения нужного результата не стоит экономить средства, и тогда компенсация усилий превзойдет все ваши ожидания. Попробуем разобраться, какие помещения лучше всего подходят для организации деловых мероприятий.

Конференц холлы

Эти помещения предоставляются специализированными компаниями, обладающими необходимыми ресурсами для образовательных, развлекательных и бизнес-мероприятий. Как правило организация конференций на таких площадках отличается наивысшим уровнем комфорта. Однако не все подобные конференц холлы обеспечивают полный комплекс требуемых услуг, следует отдавать предпочтение лидерам конферец-сервиса для достижения лучших результатов.

Гостиничные комплексы

Гостиницы с высоким статусом — это одни из наиболее часто встречающихся площадок, используемых на условиях аренды при организации конференций компаниями с высоким уровнем доходов. Качественная организация конференций возможна не только в гостиницах известных мировых брендов, но и в небольших комфортабельных отелях.

Бизнес-центры

Отличаются расширенным набором предоставляемых услуг, однако аренда бизнес-центра будет выгодной только в случае организации массовых мероприятий.

Развлекательные центры

Лучше всего центры для развлечений подойдут для мероприятий, в которых важен элемент неформального общения, в противном случае расходы на аренду этих помещений будут неэффективными.

Курортные и туристические базы

Аренда таких баз при организации бизнес мероприятий и конференций будет одним из лучших решений в случае, если компания желает совместить деловую встречу и неформальное общение участников.

Другие возможные решения

При подготовке мероприятия могут применяться и нестандартные решения по размещению его участников. Так, большого эффекта можно достичь, устраивая конференции на круизных лайнерах, яхтах и т.д., а также за рубежом, что, впрочем, требует значительных финансовых вложений.

Comments

ubi-hall.com.ua

Зал для проведения конференций: основные требования к бизнес-площадке

Активный деловой сезон всегда характерен большим количеством проводимых мероприятий. В Тюмени можно посетить образовательные и деловые форумы, профессиональные конференции и семинары, отраслевые выставки и показы мод, светские мероприятия.

Когда начинать готовиться к мероприятию и как выбрать подходящий зал для предстоящей конференции? Давайте определим основные требования к бизнес-площадке, которая будет полностью соответствовать потребностям организаторов.

  1. Площадь и количество посадочных мест. Для начала определитесь с масштабами мероприятия – сколько человек собирается его посетить, какому количеству направлены приглашения или сколько участников оплатили свое участие? Выбирайте зал с соответствующей площадью и количеством посадочных мест. От этого параметра будет зависеть комфорт не только присутствующих, но и выступающих людей. Если зал окажется маленьким, то присутствующим может быть тесно и душно. Большой зал может не окупить себя в финансовом плане, если придет мало человек, что приведет к потере прибыли от проведенного мероприятия.
  2. Техническое оснащение. В современном конференц-зале должны быть созданы комфортные условия для выступления спикеров и восприятия информации участниками. Проверьте следующие условия: 

    -уровень искусственного освещения и наличие окон,

    -качество работы кондиционера и системы вентиляции – от этого зависит  комфорт участников в жаркие летние дни и зимние месяцы,

    -мониторы, экраны, аудио- и видеоаппаратура, усилители звука и микрофоны  позволяют сделать доклад выступающего увлекательнее, а интерес к  выступлению у аудитории значительно выше.

  3. Месторасположение конференц-зала. Выбирая место для проведения мероприятия, обратите внимание на то, насколько легко можно до него добраться на личном и общественном транспорте. Достаточное ли количество парковочных мест. В каком здании расположен конференц-зал. Более подходящим вариантом для проведения деловых мероприятий является конференц-зал в современном бизнес-центре или гостинице. Однако аренда зала во втором варианте расположения может быть значительно дороже. Поэтому если основное количество участников живет в Тюмени, выбирайте конференц-зал, расположенный именно в бизнес-центре. Посмотрите на входную группу, внутренние интерьеры здания и мебель, наличие лифтов и чистоту туалетных комнат.
  4. Дополнительный сервис. В процессе проведения мероприятия вам могут понадобиться кофейные перерывы, деловые обеды для участников, комнаты для переговоров представителей компании с потенциальными клиентами  или работы в группах. Поэтому дополнительным преимуществом места проведения мероприятия будет возможность оказания полного комплекса услуг – наличие на территории бизнес-центра кафе или ресторана, холлы для проведения кофе-брейков, залы для переговоров, расположенные в непосредственной близости к вашему конференц-залу. При обсуждении условий проведения конференции заранее обсудите возможность предоставления питьевой воды для участников мероприятия.

Может понадобиться тематическое декоративное оформление зала, встреча и регистрация участников вашего мероприятия, письменные принадлежности. Все это также относится к дополнительному сервису и может быть организовано представителями бизнес-центра, в котором вы арендуете конференц-зал. Обязательно при бронировании зала уточните, какие услуги включены в стоимость, а что является дополнительным сервисом и оплачивается отдельно от аренды зала.

Начинайте подбирать подходящий зал за несколько месяцев до начала мероприятия. Так будет больше шансов забронировать конференц-зал, отвечающий всем условиям.  Для начала посмотрите фотографии на сайте, запросите условия у менеджеров, а затем обязательно приезжайте смотреть помещение лично.

В Тюмени довольно большой выбор конференц-залов и бизнес-площадок. Однако следует помнить, что если место проведения мероприятия будет выбрано неправильно, то конференция может пройти совсем не так, как вы запланировали, или вовсе сорваться. От выбора конференц-зала зависит не только обеспечение технических требований, но и престиж вашего мероприятия.

Напомним, что в бизнес-центрах компании «Нобель Групп» вы можете выбрать подходящий по площади и вместимости конференц-зал. Посмотрите подробную информацию об условиях проведения мероприятий в «Нобеле» и «Нобель-Парке».

nobel-tmn.ru

5 шагов на пути к успеху

Форумы, симпозиумы, круглые столы, конференции — все это формы поддержания диалога в деловом мире. Возможно, поэтому актуальность бизнес-конференций с каждым годом только растет. Компании при этом могут преследовать разные цели: для кого-то это способ продемонстрировать свой статус, кто-то отдает дань традициям. Есть и те, для кого организация профильных конференций — просто работа. В любом случае, лица, ответственные за проведение бизнес-мероприятия, стремятся сделать его максимально успешным, таким, которое впоследствии приведет к увеличению числа клиентов, будет формировать положительную репутацию компании и, в конечном счете, — способствовать приросту прибыли. Однако, в чем секрет успеха?

Разработка программы

Первый этап подготовки — это разработка программы. Но еще до него нужно определить тему конференции, цель ее проведения и ожидаемый результат. На этапе разработки очень важно учесть специфику аудитории. Например, если конференция проводится для руководителей разных предприятий, то ее формат должен иметь четкий регламент, поскольку обычно у таких людей все расписано по минутам, и сбои в программе просто недопустимы. А вот если конференция запланирована только в рамках одной компании, то можно увеличить перерывы между выступлениями и дать людям возможность пообщаться между собой, обсудить доклады.

Грамотную программу бизнес-конференции желательно строить по нескольким базовым принципам:

  • четкое планирование;
  • от теории и общих вопросов — к кейсам;
  • от проблем отрасли — к проблемам ее участников;
  • от жесткого сценария — к обсуждениям.

При составлении программы нужно учитывать особенности человеческого восприятия. Оптимально, если на выступления спикеров будет отводиться в среднем по 30 минут. В противном случае, как показывает практика, аудитория теряет интерес к сообщению, каким бы важным оно ни было. Продолжительность рабочих сессий между перерывами не должна превышать полутора часов, если же это время превышено, то люди устают, а их внимание рассеивается.

На этом же этапе необходимо определить состав самих спикеров, темы и форму их выступлений.

Привлечение спикеров и участников

Успех бизнес-конференции определяется, по большей части, именно составом спикеров. Кстати, многие организаторы грешат тем, что приглашают выступать «звезд», лекции которых иногда не совсем подходят к общей теме мероприятия. Но любое выступление на конференции должно быть частью общей концепции, а не отвлеченными рассуждениями на отвлеченную же тему.

Не стоит приглашать и спикеров-теоретиков. Практик всегда может рассказать больше, интереснее и полезнее. «Эксперты» с институтским знаниями и минимальным практическим опытом не могут дать другим участникам конференции того, чего они от нее ждут. Хорошие спикеры — это всегда хорошие практики, в их портфолио обычно имеется несколько выдающихся кейсов, опытом создания которых они готовы поделиться с аудиторией.

А вот как привлечь таких спикеров? Пожалуй, 50% успеха конференции приходится на правильный лендинг. Загадочный англицизм Landing page («лендинг пейдж») обозначает «посадочную страницу» или «страницу захвата лидов», что ненамного понятнее. Говоря проще, речь идет о сайте, содержащем одну страницу, на которую попадает человек, кликнув по ссылке, выданной поисковиком. Главная задача такого сайта — превратить посетителя в потенциального клиента. Чтобы это стало возможным, лендинг удерживает внимание посетителей только на одном сообщении и стимулирует желание выполнить определенное целевое действие, например, заполнить заявку на участие в конференции. Прекрасным примером удачного лендинга можно считать сайт проходящего ежегодно международного экономического форума в Санкт-Петербурге — ПМЭФ-2017.

По сути, первое, что видит потенциальный участник конференции — это лендинг, так что с ним стоит тщательно поработать.

Еще один оригинальный метод привлечения спикеров — создание роликов, в которых рассказывается о конференции, а также о том, почему организаторы хотят пригласить именно этого спикера. Как показывает практика, это срабатывает лучше, чем обычный пресс-релиз или формальное безликое приглашение.

Выбор и подготовка площадки

На этом этапе выбирается место проведения и проводится его подготовка к конференции. Выбор площадки зависит от количества участников. Чаще всего бизнес-конференция — это достаточно масштабное мероприятие, так что зал должен быть вместительным. Кроме того, необходимо продумать места для проведения круглых столов, чилаута и кофе-брейков. Если конференция длится больше одного дня, необходимо позаботиться о гостинице для размещения участников.

Очень важно, чтобы помещение, в котором проводится конференция было соответствующим образом оформлено — просто снять зал недостаточно. Каждое мероприятие, прямо и косвенно, направлено на усиление лояльности к компании и улучшение ее имиджа. Поэтому имеет смысл использовать все возможности продвижения бренда и укрепления положительных ассоциаций, с ним связанных. А чтобы подчеркнуть значимость и особенность самой конференции, желательно провести и ее собственное брендирование: разработать логотип, оформить площадки проведения, подготовить информационные стойки, выставочные стенды, баннеры с символикой.

Для успешной организации конференции желательно сочетать сразу два вида брендирования: один использовать на этапе лендинга, второй — в рамках дизайна полиграфической продукции. Тогда вероятность получить быструю отдачу от мероприятия в плане роста продаж и получения прибыли максимально велика, поскольку целый ряд факторов сработает на захват лидов, узнаваемость бренда, улучшение репутации компании и формирование положительного имиджа.

Кроме того, помещение, в котором проводится конференция, должно быть полностью оснащенным технически: микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки — все в исправном состоянии и все находится под рукой.

Формирование раздаточного материала

Участники бизнес-конференции в ходе мероприятия получают большой объем важной для них информации, из которой записать или запомнить они смогут только небольшую часть. Чтобы повысить эффективность конференции, рекомендуется сформировать раздаточные материалы. Это могут быть краткие или расширенные тезисы выступления спикеров, пресс-релизы, факт-листы, справки, кейсы, рекламные материалы, блокноты, буклеты, бейджи, визитки основных компаний-участников.

Можно сформировать специальные инфо-пакеты для каждого участника конференции. Желательно, чтобы все раздаточные материалы был оформлены в едином фирменном стиле компании, разработанном с учетом специфики мероприятия.

Для повышения эффективности раздаточных материалов можно применить несколько особых приемов. Прежде всего, они должны идентифицироваться с мероприятием, на котором они были получены. Например, желательно разместить на них логотип конференции или выполнить их в той цветовой гамме, которая были использована для ее оформления. Еще один психологический прием, повышающий ценность материалов в глазах участников, — наличие свободного поля для их собственных пометок и записей. По утверждениям психологов, люди трепетно относятся к тому, что они записали собственноручно, и придают такой информации большое значение. А значит, и тот предмет — буклет или визитка — на котором эти записи были сделаны, будет бережно сохранен. Правильная полиграфия в сочетании с продающим дизайном — один из факторов успеха конференции.

Регистрация участников на самом мероприятии

Предварительная регистрация участников обычно проходит онлайн в течение нескольких месяцев со дня объявления даты проведения. Желательно держать процесс регистрации под постоянным контролем, чтобы знать итоговое количество участников, их квалификацию и другие важные аспекты.

В день открытия конференции участники обязательно должны пройти процедуру регистрации уже по прибытии на место. Очень важно, чтобы она проходила быстро, без задержек. Например, если каждый участник в ходе регистрации получает определенное место, то необходимо четко и сразу информировать его об этом. Недопустимо, чтобы гости стояли в очереди к регистрационному столу — это испортит впечатление от мероприятия еще до его начала. Чтобы этого не произошло, желательно сформировать команду, которая будет заниматься именно этими вопросами. Обычно место регистрации — это просторный зал, фойе или холл, тематический оформленный, в котором представлена вся необходимая информация по конференции.

При соблюдении этих несложных правил, успех бизнес-конференции не заставит себя ждать. Однако есть еще одно, последнее, но не менее важное правило. По окончании мероприятия не забудьте поблагодарить всех тех, кто принял в нем участие, и тех, кто помогал в его подготовке.


benequire.ru

5 лучших программ для конференции онлайн. Подробный обзор

Команда UBI Конференц Холл собрали самые популярные сервисы для организации онлайн конференций, которые помогут организовать удаленную работу наиболее эффективно.

Содержание статьи:

  1. Zoom
  2. Skype
  3. Proficonf
  4. ClickMeeting
  5. Google+Hangouts
  6. Сравнительная таблица

 

Zoom

Сервис создавался именно для видеоконференций и онлайн встреч.

Количество: до 50 человек.

Преимущества:

  •       на экран выводятся трансляции всех участников встречи
  •       можно использовать групповой чат для обмена файлами
  •       работать можно с разных устройств, есть удобная мобильная версия
  •       возможность создания комнат для совместной работы
  •       все приходят по приглашению (ссылка на онлайн-конференцию), которое можно отправлять любым удобным способом: по почте или мессенджеру
  •       есть интеграция с Zapier (онлайн-конструктор) и Salesforce Sales Cloud (CRM-системы)
  •       Доступна локальная запись и облачная запись для платного пользования

Недостатки:

  •       в теории, он может работать с сетями Wi-Fi, 4G, LTE и 3G, но на практике для хорошей коммуникации нужен хороший Wi-Fi.
  •       для групповых конференций существует ограничение по времени — 40 минут, если это бесплатная версия

Программу можно использовать бесплатно или приобрести платный пакет в зависимости  от ваших потребностей.

  1.     Профессиональный — $14.99 в месяц. Из основных преимуществ можно выделить следующие: конференция может длиться до 24 часов, есть функция отчетности, количество участников можно расширять до 500 или 1000 за отдельную плату (в базовом варианте разрешается только приглашать до 100 человек), облачная запись. Такой вариант подойдет для небольших предприятий, малого бизнеса.
  2.     Бизнес — $19.99 в месяц. Помимо всех «плюшек» из предыдущего пакета, здесь расширяется количество участников до 300. Интерфейс можно оформить в соответствии с корпоративным стилем компании и именной URL и индивидуальная почта для рассылки приглашений. Имеется панель администратора и интеграция с LTI.
  3.     Предприятие — $19.99 в месяц. Здесь аналогичные условия, как и в Бизнес-пакете, но за клиентом закрепляется специалист от сервиса, который помогает в работе. Также здесь больше условий для количества людей: корпоративная подписка Enterprise поддерживает до 500, а Enterprise Plus — до 1000. Все оговаривается с менеджером. Вариант исключительно для больших компаний.

На каких платформах поддерживается: Windows, iOS, Android, MacOS.

 

Skype

Привычная программа для конференций онлайн, общения и работы. Включает в себя все основные способы коммуникации: текстовая переписка, обмен файлами, отправка голосовых сообщений, видеочат. Есть еще другие функции, например, позвонить по телефону.

Количество: видеозвонок – от 2 до 10 человек, голосовой чат – до 25 человек, группа для чата и обмена файлами – до 100 человек.

Преимущества:

  •       ресурс бесплатный для использования
  •       мгновенная передача файлов
  •       есть функция демонстрации экрана другим пользователям
  •       помимо организации видео конференций, можно устраивать текстовый чат или обмениваться голосовыми сообщениями
  •       можно интегрировать

Недостатки:

  •       для групповых видео-звонков с количеством людей больше 10  придется купить премиум-версию.
  •       если текстовый чат вполне удобный, то коллективные интернет-конференции проводить проблематично – страдает качество.

В Skype есть платная подписка, которая позволяет совершать звонки по всему миру. В зависимости от региона, будет своя цена в месяц и предоставляемые минуты. Например, звонить по всему миру на мобильные и стационарные номера можно за €5,00 — до 305 мин, €10,00 — до 615 мин, €25,00 — до 1545 мин.

Записывать разговоры легко, на панели управления программы для этого есть значок «+». После завершения конференции, запись будет доступна в чате в течении 30 дней. При желании её можно сохранить или переслать.

Поддерживается на: Windows, OSX, iPhone, iPad, Android, Xbox и любом браузере.

Вам могут быть интересны другие наши статьи про skype:

Скайп-конференция в бизнесе: как сделать видеоконференцию в скайпе

 

Proficonf

Популярный сервис для проведения конференций онлайн или обучающих тренингов. Разрабатывался специально для малого бизнеса и организации работы на расстоянии. Поэтому здесь есть всё необходимое для совещаний и работы в команде на расстоянии.

Количество: в одной переговорной комнате есть возможность собрать 250 человек.

Преимущества:

  •       главный плюс, отличающий от многих аналогичных программ – это возможность общения между всеми присутствующими, то есть, количество спикеров не регламентировано
  •       платформа работает с помощью браузера, поэтому устанавливать отдельные приложения не придется
  •       простой и понятный интерфейс
  •       достаточно удобная бесплатная версия: до 25 человек, нет ограничений по времени проведения конференций, бессрочный период действия

Недостатки:

  •       запись до 3-х часов без перерыва возможна только в премиум-версии

Дополнительные возможности:

  1.     Pro — 12$ в месяц. 3 комнаты для онлайн-мероприятий и до 100 человек в каждой, сохранение конференции.
  2.     Premium — 25$ в месяц. 5 комнат для мероприятий и до 250 участников в каждой, запись с возможностью автозаписи.

Поддерживается на: Windows, Linux, через браузеры, мобильные браузеры — только для Android.

 

ClickMeeting

Онлайн-программа с огромным функционалом, здесь можно устраивать не только интернет-конференции между сотрудниками, но и проводить вебинары. Это все благодаря возможности настройки визуального сопровождения.

Количество: позволяет включить в один сеанс до 4 докладчиков, в расширенной версии можно проводить масштабные мероприятия для 5000 человек.

Преимущества:

  •       скачивать специальный софт не нужно, все участники смогут зайти из браузера
  •       в программе есть простой конструктор, который поможет оформить интерфейс в соответствии с тематикой встречи или корпоративным стилем организации
  •       можно организовать общий доступ к рабочему столу 
  •       для обратной связи предусмотрен чат для вопросов
  •       имеется приложения для смартфонов, которые помогут управлять процессом с мобильного

Недостатки:

  •       это полностью платный сервис, после 30-дневного пробного периода, нужно будет оформить подписку
  •       он разработан все-таки для вебинаров и тренингов, где есть выступающий и слушатели, а вот для рабочего совещания подойдет лучше Zoom или Skype.

Поддерживается всеми браузерами.

Запись мероприятия хранится в течении 6 часов после завершения.

Виды подписок:

  1.     Live – 25$ в месяц. Видеоконференцсвязь в прямом эфире, 25 аудио каналов, 4 камеры.
  2.     Automated — 40$ в месяц. Кроме перечисленного выше, есть автоматизированная запись.

 

Google+Hangouts

Продукт от компании Google, который будет понятен для пользования людей. Отлично подойдет для срочных видео-совещаний, потому что создавать комнаты для совещаний не нужно, достаточно просто набрать пользователя. Для решения мелких рабочих вопросов – то, что нужно.

Количество: в видеочат можно добавить до 10 человек (и до 25 в платной версии), а в группу для переписки – до 150.

Преимущества:

  •       простая регистрация, если есть аккаунт в Google, то вся информация повязывается автоматически
  •       Поддерживается на всех платформах Windows, Linux, MacOS, Android
  •       простой и понятный интерфейс

Недостатки:

  •       программа недоступна в Китае, поэтому для работы с международными партнерами подойдет не всем

То, что все сервисы Google связаны между собой – это и преимущество, но и может создать некоторые сложности. Например, для платного пользования программой нужно иметь аккаунт в сервисе G Suite. С ним вы получаете расширение программы для интернет-конференции — Hangouts Meet, вот её основные отличия:

  1. Большее количество участников: G Suite Basic и G Suite for Education — до 100, G Suite Business — до 150, G Suite Enterprise и G Suite Enterprise for Education — до 250
  2.     Сообщения чата на видеовстречах можно отправить через браузер или мобильное приложение, а в бесплатной версии — только в браузере.

В 2020 году разработчики планируют отказаться от приложения Hangouts, заменив его двумя разными сервисами Hangouts Meet – программа для бизнеса, проведения конференций, а Hangouts Chat – для обычных пользователей.

 

Чтобы подытожить, просмотрите таблицу с основными параметрами:

Название программыПоддерживаемые платформыКак работаетКоличество участниковВозможность записиДля чего подходит
ZoomWindows, iOS, Android, MacOSЧерез программу или приложение ZoomДо 50 в бесплатной версии, от 50 до 1000 – за доплатуЛокальная запись на компьютер для всех, на облако – за подпискуВидео-конференции, совещания, онлайн-обучение
SkypeWindows, OSX, iPhone, iPad, Android, Xbox, через браузерыС помощью программы Skype, а также через браузерГолосовая конференция – до 25 человек, видео – до 10. В премиум-версии: видеозвонки – до 50 человек.Запись происходит в чате, где и сохраняется в течении 30 днейКонференции, рабочие собрания
ProficonfWindows, Linux, через браузеры, мобильные браузеры — только для AndroidЧерез браузерДо 25 человек в бесплатной версии, от 25 до 250 – за подпискуДоступна при подписке, длится до 3-х часовКонференции, вебинары, обучение онлайн
ClickMeetingПоддерживается всеми браузерамиЧерез браузерДо 4 докладчиков и до 5000 участниковЗапись хранится в течении 6 часовКонференции, семинары, лекции, масштабные онлайн-мероприятия
Google+HangoutsПоддерживается всеми платформамиЧерез программу, онлайн или приложение на мобильномВидеоконференция- до 10 человек, чат – до 150. В расширенной версии. В расширенной версии может быть до 250 человек, в зависимости от тарифа.Запись доступна только для платной версииКонференции, совещания, обучение онлайн

 

Как видим, возможности для проведения встреч в формате онлайн достаточно широки, главное — определиться с программой для их проведения.

Comments

ubi-hall.com.ua

чек-лист и 18 сервисов для онлайн-события

Индустрия встреч активно перебирается в онлайн. С чего начать подготовку своего цифрового ивента? Какую площадку выбрать для проведения, и в каком сервисе общаться с коллегами? Как не превратить конференцию в лекцию? Генеральный директор Коммуникационного Агентства 4D Наталья Белкова поделилась опытом с порталом Event LIVE.

Наталья Белкова,
генеральный директор Коммуникационного Агентства 4D

Выбор формата «онлайн» для проведения корпоративных встреч и больших конференций имеет много плюсов.

  • Отпадает географический вопрос, абсолютно неважно становится, в каких городах будут находиться все участники такого мероприятия. Это позволяет сэкономить на командировках сотрудников и спикеров, вовлекает новых партнеров, которые ранее не могли добраться до места проведения конференции из-за отсутствия времени, высокой стоимости или значительного расстояния
  • «Онлайн» значительно облегчает формат проведения мероприятия: так все участники могут быть вовремя у своих компьютеров, и нет необходимости соблюдать строгий дресс-код, при этом не страдает главное - содержательность
  • Благодаря использованию аудио- и видеорежимов, ваша аудитория сможет отлично усвоить транслируемый материал
  • Многие платформы позволяют автоматически сохранять нужный контент, что постфактум избавляет от лишней суеты с передачей всем информации.

Безусловно, перечисленные выше плюсы должны сработать на вас, правда лишь при условии грамотного подхода к организации и проведению онлайн-мероприятия. Процесс подготовки может отнять больше сил и времени, чем кажется на первый взгляд. Вот наши рекомендации, как сделать такое мероприятие максимально продуктивным.

Подготовительный этап

  • Выбор площадки

Проанализируйте доступные платформы и пакеты услуг, которые предлагают разные сервисы.

Проверьте, на какое число пользователей и длительность конференции они рассчитаны, какой объем информации на них можно загрузить, потребуется ли от участников установка дополнительных программ и плагинов, имеется ли опция записи видео и аудио, а также другие технические возможности.

  • Выбор даты и времени

Не забудьте заранее оповестить вашу аудиторию о том, когда и во в какое время состоится конференция. При выборе помните о часовых поясах – ведь среди участников могут оказаться люди не только из других городов, но и других стран.

  • Подготовка материалов

Подготовьте всё необходимое – иллюстрации, таблицы, документы, презентации. По сути, по сравнению с привычными конференциями здесь ничего не меняется, однако опять-таки следует учитывать технические характеристики платформы.

  • Проверьте готовность площадки

Заранее протестируйте качество звука и видео на выбранной платформе. Это абсолютное must do для онлайн-конференции вне зависимости от ее масштаба.

  • Проверьте свою готовность

Невероятно, но порой к срыву онлайн-мероприятия может привести даже такая мелочь, как не вовремя севший ноутбук или отсутствие зарядного устройства. Возможность таких форс-мажоров следует исключить.

Во время онлайн-мероприятия

  1. В начале видеоконференции обязательно убедитесь, что у участников нет проблем с трансляцией звука и видео. Проверка поможет избежать технических накладок, и вашей аудитории не придётся отвлекаться по ходу мероприятия.
  2. Начните с позитивной ноты! Ёмкое вступительное слово поможет определить ожидания участников от конференции, вовлечёт их в процесс и настроит на нужный лад. Это особенно важно сейчас, когда из-за зашкаливающего уровня стресса и информационного шума многим людям сложно отвлечься от угнетающих мыслей и переключиться на рабочую волну.
  3. Отслеживайте активность аудитории. Мы бы рекомендовали привлечь к онлайн-конференции двух наблюдателей-модераторов. В обязанности одного войдут технические аспекты, а другой будет заниматься мониторингом вовлеченности участников и поступающими от них вопросами.
  1. Помните о важности коммуникации. После каждого блока информации обязательно уточняйте у гостей, всё ли им понятно, и отвечайте на возникшие вопросы. Участников с наиболее интересными вопросами нелишним будет подключить к трансляции и дать им высказаться. Стимулируйте гостей делиться своими мыслями, обращайтесь к участникам по имени, позволяйте прерывать себя. Словом, делайте всё, чтобы конференция оставалась конференцией, а не превращалась в онлайн-лекцию.
  1. Не бойтесь делиться личным опытом! Совет, рабочий для любых форматов конференций. Ведь ничто так не вовлекает аудиторию, как рассказ спикера о собственных взлётах, ошибках и пробах.
  2. Объясните гостям, как и где они смогут получить доступ к нужному контенту после окончания конференции. Будет ли это привычная e-mail рассылка, использование облачных сервисов или загрузка напрямую с платформы конференции.

Платформы для видеоконференций и онлайн-встреч

  • Прямые трансляции в YouTubeLive – наиболее очевидный и простой инструмент. Подкупает простотой доступа и различными полезными функциями, например, чатом и разделом статистики. Кроме того, с помощью YouTube можно легко поделиться вашим эфиром с пользователями в других социальных сетях. Важно лишь учесть, что для проведения трансляции необходимо подать заявку. На ее рассмотрение уйдет около суток.
  • Zoom – один из современных лидеров в области конференцсвязи. Подходит для проведения видеоконференций, онлайн-встреч и групповых чатов. Максимальное количество участников в бесплатной версии – 50 человек. Явным преимуществом Zoom является его скорость и стабильность связи: он способен работать на меньшем объеме оперативной памяти. Поддерживает проведение трансляций с мобильных устройств, обмен документами, аудиофайлами и изображениями, а также работу с Google Диском, Dropbox и Box.
  • WebEx – одна из наиболее востребованных в мире платформ для поддержки видеосвязи, принадлежащая компании Cisco. Подойдёт как для организации масштабных онлайн-конференций, так и для проведения совещаний и тренингов внутри компании. Уделяет большое внимание кибербезопасности. К слову, представители Cisco уже заявили о рекордном росте числа пользователей в условиях пандемии и о готовности поддерживать стабильную работу своих сервисов. Впрочем, за стабильность, конечно, придётся платить. Цены на услуги WebEx могут показаться «кусачими», особенно для малого бизнеса.
  • Webinar.ru – площадка с широким функционалом, позволяющая проводить конференции любого масштаба численностью до 10 тыс. человек. В зависимости от цели мероприятия, будь то обучение, маркетинг или бизнес, можно использовать разные пакеты услуг. Поддерживает различные типа документов, возможность демонстрации рабочего стола, интерактивную доску для рисования в процессе доклада и удобный чат с модерацией вопросов. Есть круглосуточная поддержка. Также можно воспользоваться помощью при подготовке мероприятия, включая автоматическую рассылку уведомлений участникам, мониторинг поведения участников во время конференции, подключение и анализ Google Analytics и Яндекс.Метрики.
  • ClickMeeting – платформа на базе веб-обозревателя. Имеются мобильные приложения на Android и iOS, позволяющие проводить конференции с мобильных устройств. Есть функции совместной работы с документами, использования презентаций, интерактивной доски, онлайн-опросов и чата с функцией перевода на 52 языка. Можно создать запись с конференции, а затем разместить ее на своем сайте, а также воспользоваться статистикой по мероприятию и участникам.
  • Webinar от Мегафон – платформа для проведения онлайн-конференций, презентаций и тренингов от одного из лидеров рынка мобильной связи России. Участие в мероприятиях могут принимать до 1000 пользователей одновременно. Из полезного – виртуальная «доска для рисования», функция опросов и голосований, обмен файлами и функция демонстрации рабочего стола. Мероприятие можно также записать в высоком качестве и сохранить для дальнейшего использования. На время пандемии МегаФон предоставил компаниям возможность бесплатно пользоваться некоторыми пакетами услуг для проведения вебинаров и онлайн-конференций.
  • Proficonf – сравнительно молодой, но уже успевший зарекомендовать себя сервис видеоконференций. Бесплатная версия позволяет проводить конференции продолжительностью до 45 минут и с числом участников до 25 человек. Платная версия поддерживает до 250 участников. К плюсам относятся простой и удобный интерфейс и HD-качество видео. Кроме того, платформа работает на базе браузера, не требуя от участников установки каких-либо дополнительных плагинов.
  • TrueConf – платформа от российских разработчиков, лидирующая на рынке видеоконференцсвязи в Восточной Европе. Подходит не только для проведения конференций, но и для работы в корпоративных сетях с поддержкой видео UltraHD. Программное обеспечение TrueConf совместимо с популярными западными сервисами – все тем же Zoom Meetings или Cisco Webex и позволяет подключаться к проходящим на них конференциям из «родного» клиентского приложения.
  • GoToMeeting – сервис для проведения онлайн-встреч и конференций с неограниченным количеством мероприятий по фиксированному тарифу. Поддерживает демонстрацию презентаций, совместную работу над документами, рассылку приглашений, а также запись мероприятия и его воспроизведение. Минус – отсутствие русскоязычной поддержки.
  • Whereby– простой и интуитивно понятный сервис для организации небольших видеовстреч. Не требует предварительной регистрации участников – им достаточно перейти по присланной ссылке. В платной версии поддерживает до 50 участников, запись и загрузку мероприятия.
  • Jitsi Meet – еще одно простое решение, когда онлайн-встречу нужно провести «прямо сейчас», а на подготовку чего-то более масштабного нет времени. Работает на разных устройствах и с любыми браузерами, не требуя ни дополнительной регистрации, ни загрузки. Число участников в чате неограниченно. Из полезного – функция показа рабочего стола, работа с общим документом и возможность транслировать свой чат в YouTube. Из минусов – отсутствие записи аудио и видео встречи.

Напоследок, 7 сервисов, которые будут полезны при переходе на «удалёнку»

Hangouts Meet – популярный сервис для обмена сообщениями и онлайн-конференций. Есть возможность организации групповых видеочатов до 100 человек. История чатов синхронизируются между устройствами пользователей. Кстати, на время пандемии коронавируса Google сделал бесплатным доступ к функциям премиум-аккаунта Hangouts.

Microsoft Teams – корпоративный сервис, включающий в себя чат, заметки, встречи и календарь. Входит в пакет Office 365 и по корпоративной подписке все его функции доступны без дополнительной платы. Есть функция проведения корпоративных семинаров численностью до 5000 человек и прямых трансляций собраний.

Skype – классика жанра. Самый очевидный вариант для видеокоммуникации внутри небольшой компании. Бесплатная версия поддерживает видеозвонки с участием до 50 человек и совместным использованием экрана.

Slack – корпоративный мессенджер с каналами для личных и деловых переписок. Возможность интеграции с десятками сторонних сервисов, включая Google Hangouts, Google Drive, Dropbox, Twitter, Trello и другими. В первую очередь, хорош тем, что у сотрудников в нем нет никаких сторонних каналов и чатов кроме рабочих. Поэтому продуктивность будет значительно выше, чем при использовании обычных мессенджеров.

Trello – сервис для организации дистанционной работы в команде. Удобен для создания задач, которые размещаются в виде карточек на систематизированных по темам досках.

Discord – голосовой мессенджер с текстовым чатом. Изначально был разработан для геймеров, но и для решения бизнес-задач тоже будет полезен.

Glip – инструмент для управления командными задачами. Объединяет в себе чат, возможность обмена файлами, календари и расписания.

Как долго продлится пандемия коронавируса, сказать пока не решается никто. Но одно понятно уже сегодня – мир стремительно меняется, и вряд ли станет прежним. Поэтому бизнесу не стоит воспринимать новые реалии как нечто временное. Извлеките из них максимум пользы для своего дела, не скатываясь в хаос и не поддаваясь панике.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: freelance.today, Pixabay.comCC0 PublicDomain. Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.

event-live.ru


Смотрите также